どうもです。「ほにゃららあるある」って、なんでこんなに心踊るんでしょうか。
今回ご紹介したいのは、会社勤めをしている(したことがある)方なら誰もが「わっかるぅ〜」となるであろう会社でよく見る「ざんねんな情報共有あるある」です。
「ざんねんな情報共有ずかん」とは？
仕事に情報共有が大切なのは、今も昔も変わりませんが、ITが成熟してきた今日、そのやり方は日々進化しています。しかし、その過程では、妙な慣習や非効率な方法、「？？？」なミスなど、さまざまな「ざんねんな情報共有」が見てとれます。もっと簡単に、もっとスピーディに、ムダなくできるのに！そんな「ざんねん」な感じをまとめてみました。あなたの会社でも、いくつか思い当たる節がありませんか？ (詳しく見る)
詳しく見るから読む気がない方のために、いくつかピックアップしていきますね。
いかがでしょうか。ええ、ええ、ありますよね。
001 いるだけCC
以前も書いたのですが、お勤めしていた時に海外逃亡して2週間(10営業日)、メールを一切チェックせずにいたところ、4,000通(スパムメール除く)も受信していたことがありました。
もう、しょうがないので全部削除して、先方からのリマインドメールを待つ戦法(つまらないダジャレ)にしてみたところ、「アレどうなりました？」的な催促メールは、なんと4通しかきませんでした。
ええ、ええ、ほとんどが、「共有はしてますよ」というCCメールだったんですね。
普段の業務では、そんなメールも受信したらいちいち全部目を通しているわけです。
…時間もったいないですよね、業務効率悪いですよね。
008 『ファイル名”最終_FIX2″』
これも、見て噴き出してしまいました。
どこの会社もそうなんですね。いまだに…
それっぽく、verとかつけるんですけど最後の最後で切羽詰まって、
「こっちが最終」
とか
「【最新版】」
とか付け始めるともう世紀末ですね。
えッ？「ファイル名_（アンダーバー）日付」にしたらどうだって？
ええ、ええ、目まぐるしい会社だと、日で何度も更新されるので無意味なんですよね。
えッ？古いファイル取っておく意味あるのか？削除しちゃえばいいのに？
ええ、ええ、上司が気分屋だと内容を先祖帰りさせたりするので（「やっぱあっちでいこう！」的な）、削除ってリスクあるんですよね。
…というかファイルの更新日時見たら、どれが最新か一発なんですけどね…。
011 会議は印刷から始まっているんだ
我はIT会社の極楽天に中途で入ってすぐ結構ショックだったのが、IT企業とか言ってるのに、紙の資料めっちゃ多かったことです。
ええ、ええ、毎日毎日、凄い量の紙がプリントされていました。
その後、ケチケチ大作戦というコスト削減プロジェクトが全社的にスタートし、プリントアウトは基本、
白黒両面4UP
(両面印刷で1枚に4ページ分を印刷)
となったため、紙の量は理論上1/8に減ったのかもしれませんが、それでも紙の量凄かったです(今は知りませんよ)。
あ、「4UPって何やねん、炭酸飲料？」という方、、、（それは7UP）
↓こういう印刷方式です。
細かッ…
ええ、ええ、私は iPadもPCも極小文字サイズが好きなので、4UPで文字がちっちゃくても、まったく問題ありませんでしたが、
あの小さい文字でやる気を削がれたり、ストレスを感じていた人もきっといたはず。
そう…節約になればいいというわけでもないですね。
エアコン代をケチって風邪をひいて、時間も医療費も無駄にかかるとかそんな話に似ています。
ちなみに最近、情報共有で困っているのがですね、おっちゃん3人と私の4人でご飯する会をやっているのですが、
そのうちの1人がLINEをやってないため、LINEの内容(スケジュール調整、決定事項連絡)を別途、そのおっちゃんにだけ都度都度メールをしないといけないという…
頼む！ LINEインストールしてくれ！！
で、このずかん、実はサイボウズの広告LPページだったというオチ。
ええ、ええ、その昔、「我が社もサイボウズで情報共有を！ 」となった際、やけに気合いを入れて共有用のページを増やしてしまい、
さらに、その各ページ内の項目も無駄に増やし過ぎたりして、面倒臭くて結局誰も触らなくなり、サイボウズ共有を形骸化させたことがある自分…
「ざんねんな情報共有ずかん」に「サイボウズの内容を複雑にし過ぎて終了」なんてことにないよう、皆さん上手に使いこなしてくださいね。
シンプル＆イージーが一番です。
あ、このざんねんな…の元ネタは多分コチラなのですが、色々探しているうちに
↓こんなのを見つけてつい買ってしまった…
感想文はまた今後書きますね。
以上です。