どうもです。ですよねですよねーーと思ったので、共有させてください。
生産性の高い会社の会議資料は、「13文字以内」の「箇条書き」が原則
「文章で書かれた資料」はムダの塊
会議資料を文章で書いてはなりません。
「シンプル＆ロジカル」が会議資料の鉄則。文章で書かれた資料は、その鉄則に反するものであり、結果として「会議の品質」を大きく損ねるのです。会議資料を長々と文章で書いている企業の会議は非常に長い時間がかかる、すなわちきわめて非効率です。
なかには、その資料を延々と読み上げる会議もありました。時間がかかるのはもとより、参加者はそれを聞いて要点を把握するだけでも一苦労。途中で集中力が切れて、“内職”を始める人が続出するのも当然でしょう。それでは、品質の高い会議が実現できるはずがありません。
しかも、文章は読まなければならないために、要点をつかむ（理解する）のに、時間と労力を要します。会議はディスカッションを通じて、それぞれの知識、経験を共有することで、よりよい意思決定を導くプロセスです。資料を理解するのにコストをかけるのは、まったく意味がないのです。
そもそも、長々と文章を書き連ねる会議資料をつくるのには膨大な時間がかかります。
資料を「読ませて」はならない
箇条書きはできるだけ「13文字以内」にすることをお薦めします。
なぜなら、人間が一度に知覚できる文字数は、少ない人で9文字、多い人で13文字と言われているからです。瞬間的に文字と意味を把握することができる文字数は13文字が上限。これを超えると、意味をつかみ取るのに「読む努力」が必要になるのです。日本最大のニュースサイト「Yahoo! JAPAN」のニューストピックスの見出しも13文字が上限になっているのも、おそらく、これと同じ理由だと思います。(続きを読む)
チンタラチンタラ、毎日長文を書いている我が言うのも変ですが、素晴らしい提案だと思って…
わたすめ、こう見えて箇条書きが大好き、アーンド、それをエクセルの表にするの大好きなのです。
一番頭に入ってくるし、わかりやすいではないですか。
言いたい事は箇条書きと表で。
昔々、社内の会議用の資料作成で深夜まで残っていたりして、アホくさくて死にそうになったことがあります。
社内会議の資料は凝ったものを作らないようにする社内ルールを設けたら、かなり効率化する予感です。
また、13文字もいいですが、もしかしたら12文字が普遍的な気がしないでもない自分です。ええ、ええ、
1年は12ヶ月で、1ダースも12、干支も十二支ですしね。
ちなみにこの決まった文字数に収めるというのは、訓練でいかようにもなります。
極楽天にいた時、キャッチコピーやら商品説明文考えるのも仕事でですね、文字数制限があり、基本の文字数が(今は知りませんが)、
全角12文字、16文字、20文字、24文字、50文字とかに決まっていてですね、1文字も無駄にしたくないため、ピッタリの文字数で考えたりしてました。
ええ、ええ、これは今の仕事にかなり活きている予感です。
鍛えてくださった諸先輩さま、ありがとうございました。(急に御礼言ってみる)
というわけで、会議資料の要旨はぜひ、12文字以内の箇条書きで…
あとは、大事なことは日本語で二回で…
(これも極楽天時代の教え)
以上です。